ΕΤΑΙΡΙΚΗ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗ

Εισαγωγή

Οι διεθνείς εξελίξεις στον τομέα της εταιρικής διακυβέρνησης, σε συνδυασμό με σημαντικές αδυναμίες αποτελεσματικής διακυβέρνησης σε ελληνικές εταιρίες των οποίων οι κινητές αξίες έχουν εισαχθεί προς διαπραγμάτευση σε ρυθμιζόμενη αγορά («εισηγμένες εταιρίες») ώθησαν την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς, ως εποπτεύουσα τις εν λόγω εταιρίες αρχή, να ηγηθεί των θεσμικών προσπαθειών για την αναθεώρηση του Ν 3016/2002 για την εταιρική διακυβέρνηση.

Στις 17 Ιουλίου 2020 δημοσιεύτηκε ο Ν 4706/2020 για την εταιρική διακυβέρνηση ανωνύμων εταιριών, ο οποίος καταργεί τον προϋφιστάμενο Ν 3016/2002. Ο νέος νόμος επιφέρει σημαντικές αλλαγές στις ρυθμίσεις εταιρικής διακυβέρνησης των ελληνικών εισηγμένων εταιριών, πέραν των άλλων νομοθετικών αλλαγών που επηρέασαν ήδη σημαντικά το τοπίο της διακυβέρνησης των ανωνύμων εταιριών (κυρίως ο Ν 4548/2018). Η επικαιροποίηση του βασικού νομοθετήματος για την εταιρική διακυβέρνηση των ανωνύμων εταιριών αποσκοπεί στην ενίσχυση του σχετικού πλαισίου λαμβάνοντας υπόψη, αφενός, τις μεταβολές στο νομοθετικό και ρυθμιστικό πλαίσιο που διέπει τη δράση των εν λόγω εταιριών σε ενωσιακό επίπεδο κατά το διάστημα που μεσολάβησε από την εισαγωγή του Ν 3016/2002 μέχρι και σήμερα, και, αφετέρου, τις σύγχρονες τάσεις στη θεματική της εταιρικής διακυβέρνησης.

Ο νέος νόμος ενσωματώνει, επιπρόσθετα, στην ελληνική νομοθεσία την Οδηγία (ΕΕ) 2017/828 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (“Shareholder Rights Directive II”) (διατάξεις ενσωμάτωσης εμπεριέχει κι ο Ν 4548/2018), καθώς και μέτρα προς εφαρμογή του Κανονισμού (ΕΕ) 2017/1131 (“Money Market Fund Regulation”) και άλλες διατάξεις [όπως περί αστικής ευθύνης από το ενημερωτικό δελτίο κατά τον Κανονισμό (ΕΕ) 2017/1129 (“Prospectus Regulation”). Ωστόσο, μόνον οι σχετικές με την εταιρική διακυβέρνηση διατάξεις του νέου νόμου (Μέρος Α’, άρ. 1 -24) βρίσκονται εντός του πεδίου της παρούσας ανάλυσης.

Το νέο πλαίσιο εταιρικής διακυβέρνησης των εισηγμένων εταιριών αποτελείται από τους κάτωθι πυλώνες:

1. Ν 4706/2020 για την εταιρική διακυβέρνηση ανωνύμων εταιριών (άρ. 1 – 24),

2. Εγκύκλιος αρ. 60/18.9.2020 της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς με θέμα: Κατευθυντήριες γραμμές για την Πολιτική́ Καταλληλόλητας του άρθρου 3 του Ν 4706/2020 (στη συνέχεια «Εγκύκλιος αρ. 60/18-9-2020 της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς»),

3. Απόφαση 1/891/30.9.2020 του Διοικητικού Συμβουλίου της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς με θέμα: Εξειδικεύσεις άρθρου 14 παρ. 3 περ. ι και παρ. 4, Αξιολόγηση Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου (ΣΕΕ) και της Εφαρμογής των διατάξεων περί Εταιρικής Διακυβέρνησης (ΕΔ) του Ν 4706/2020,

4. Απόφαση 1A/890/18.9.2020 του Διοικητικού Συμβουλίου της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς με θέμα: Εξειδίκευση του συστήματος προσδιορισμού, υπολογισμού και επιμέτρησης του ύψους των κυρώσεων ανά παράβαση που επιβάλλονται δυνάμει του άρθρου 24 του Ν 4706/2020,

5. Απόφαση 2/905/3.3.2021 του Διοικητικού Συμβουλίου της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς με θέμα: Εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 17 του Ν 4706/2020.

Με το νέο πλαίσιο επιβάλλονται, σε αδρές γραμμές, υποχρεώσεις για την ενίσχυση της επάρκειας και αποτελεσματικότητας των Συστημάτων Εταιρικής Διακυβέρνησης (ΣΕΔ) και Εσωτερικού Ελέγχου (ΣΕΕ), τον επανασχεδιασμό του μοντέλου εταιρικής διακυβέρνησης μέσω της σύσταση νέων εποπτικών επιτροπών (σε επίπεδο ΔΣ) και λειτουργιών του ΣΕΕ, και τον επανασχεδιασμό του πλαισίου εταιρικής διακυβέρνησης, με την ανάπτυξη νέων κανονισμών λειτουργίας, πολιτικών και διαδικασιών, καθώς και την επικαιροποίηση των ήδη υφιστάμενων.

Προκειμένου οι εταιρίες που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του νέου πλαισίου να ανταποκριθούν αποτελεσματικά στις αυξημένες απαιτήσεις του, σκόπιμο κρίνεται να υιοθετήσουν και εφαρμόσουν το Σύστημα Εταιρικής Διακυβέρνησής τους, λαμβάνοντας υπόψη κατά τη συμμόρφωσή τους:

• τις νέες απαιτήσεις,

• το μέγεθος, τη φύση και την πολυπλοκότητα των δραστηριοτήτων τους,

• τις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές και

• το πλαίσιο εταιρικής διακυβέρνησης του εταιριών του χρηματοπιστωτικού τομέα (κυρίως πιστωτικών ιδρυμάτων) που εφαρμόζουν παρόμοιες απαιτήσεις για πάνω από μία δεκαετία, και υπέχει θέση, εν προκειμένω, βέλτιστης πρακτικής.

Υπό αυτό το πρίσμα, ο παρών πρακτικός οδηγός συμμόρφωσης επικαλείται, επιπρόσθετα του νέου πλαισίου, τα παρακάτω κανονιστικά κείμενα και βέλτιστες

πρακτικές, τα οποία, μολονότι δεν εντάσσονται στο ως άνω κανονιστικό πλαίσιο εταιρικής διακυβέρνησης και άρα η εφαρμογή τους δεν είναι υποχρεωτική, δύνανται ευχερώς να αποτελέσουν ερμηνευτικά εργαλεία ως προς την ολοκληρωμένη εφαρμογή του νέου πλαισίου. Ειδικότερα, τα εν θέματι κείμενα είναι:

1. η Πράξη Διοικητή Τραπέζης Ελλάδος (ΠΔ/ΤΕ) υπ’ αριθμ. 2577/9.3.2006 με θέμα «Πλαίσιο αρχών λειτουργίας και κριτηρίων αξιολόγησης της οργάνωσης και των Συστημάτων Εσωτερικού Ελέγχου των πιστωτικών και χρηματοδοτικών ιδρυμάτων και σχετικές αρμοδιότητες των διοικητικών τους οργάνων»,

2. η Πράξη Εκτελεστικής Επιτροπής της Τράπεζας της Ελλάδος υπ’ αριθμ. 142/11.6.2018 με θέμα «Διαδικασία α) για τη χορήγηση άδειας ίδρυσης και λειτουργίας πιστωτικών ιδρυμάτων στην Ελλάδα, β) για την απόκτηση ή την αύξηση συμμετοχής σε πιστωτικά ιδρύματα και γ) για την ανάληψη θέσης μέλους Διοικητικού Συμβουλίου και επικεφαλής κρίσιμων λειτουργιών πιστωτικών ιδρυμάτων», όπως τροποποιήθηκε από την Πράξη Εκτελεστικής Επιτροπής της Τράπεζας της Ελλάδος υπ’ αριθμ. 178/2.10.2020 με θέμα «Τροποποίηση της Πράξης Εκτελεστικής Επιτροπής 142/11.6.2018 «Διαδικασία α) για τη χορήγηση άδειας ίδρυσης και λειτουργιάς πιστωτικών ιδρυμάτων στην Ελλάδα, β) για την απόκτηση ή την αύξηση συμμετοχής σε πιστωτικά́ ιδρύματα και γ) για την ανάληψη θέσης μέλους Διοικητικού́ Συμβουλίου και επικεφαλής κρίσιμων λειτουργιών πιστωτικών ιδρυμάτων»»,

3. οι ενωσιακές κατευθυντήριες γραμμές που διέπουν την εσωτερική διακυβέρνηση και την καταλληλότητα των μελών του ΔΣ των πιστωτικών ιδρυμάτων (Κατευθυντήριες Γραμμές της ΕΑΤ για την εσωτερική διακυβέρνηση, Κοινές Κατευθυντήριες Γραμμές της ΕΑΤ και της ΕΑΚΑΑ σχετικά́ με την αξιολόγηση της καταλληλότητας των μελών του διοικητικού́ οργάνου και των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις, Οδηγός της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας για τις αξιολογήσεις της καταλληλότητας),

4. το πρότυπο “COSO Internal Control – Integrated Framework (2013)” (εφεξής «Πρότυπο COSO»),

5. ο Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης του Ηνωμένου Βασιλείου, όπως ισχύει, (UK Corporate Governance Code), λαμβάνοντας υπόψη την καθοριστικής σημασίας συμβολή του Ηνωμένου Βασιλείου στα θέματα εταιρικής διακυβέρνησης,

6. ο Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης του Ελληνικού Συμβουλίου Εταιρικής Διακυβέρνησης (εφεξής «Ελληνικός Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης του 2013»),

7. οι Συστάσεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με το ρόλο των μη εκτελεστικών και των εποπτικών διοικητικών στελεχών των εισηγμένων εταιρειών, καθώς και τις επιτροπές του διοικητικού ή του εποπτικού συμβουλίου, και σχετικά με την προώθηση κατάλληλου καθεστώτος αποδοχών των διοικητικών στελεχών των εισηγμένων εταιρειών,

8. ο Οδηγός Δημοσιοποίησης Πληροφοριών ESG του Χρηματιστηρίου Αθηνών.

Η ανάλυση των διατάξεων του Ν 4706/2020 πραγματοποιείται σε έξι κεφάλαια. Στο πρώτο κεφάλαιο προσδιορίζεται το πεδίο εφαρμογής των σχετικών διατάξεων, ενώ παρατίθενται ορισμένες παρατηρήσεις σε σχέση με τους ορισμούς που εισάγει ο νέος νόμος. Με το δεύτερο κεφάλαιο αναλύονται οι διατάξεις που αφορούν το Διοικητικό Συμβούλιο (εφεξής «ΔΣ») και τις Επιτροπές του, και ιδίως οι θεματικές που σχετίζονται με το ρόλο και τις αρμοδιότητες του ΔΣ, τη διάκριση των μελών του ΔΣ σε εκτελεστικά, μη εκτελεστικά και ανεξάρτητα μη εκτελεστικά, τον Πρόεδρο του ΔΣ, τον Εταιρικό Γραμματέα του ΔΣ, τη σύνθεση, τη λειτουργία και τις αρμοδιότητες της Επιτροπής Ελέγχου, της Επιτροπής Αποδοχών

και της Επιτροπής Υποψηφιοτήτων, την Πολιτική καταλληλότητας των μελών του ΔΣ και την Πολιτική εκπαίδευσης των μελών του ΔΣ. Στο τρίτο κεφάλαιο εξετάζονται οι οργανωτικές ρυθμίσεις που πρέπει να διαθέτει μια εισηγμένη εταιρία, στις οποίες συγκαταλέγονται το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου (εφεξής «ΣΕΕ»), η πρόληψη και αντιμετώπιση των συγκρούσεων συμφερόντων, οι μηχανισμοί επικοινωνίας με τους μετόχους (sharehoder engagement) και η πολιτική αποδοχών, ενώ επίσης μελετώνται οι υποχρεώσεις των εταιριών σε σχέση με τη θέσπιση Κανονισμού Λειτουργίας, την υιοθέτηση Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης, καθώς και την αξιολόγηση του ΣΕΕ και του Συστήματος Εταιρικής Διακυβέρνησης (εφεξής «ΣΕΔ»). Το τέταρτο κεφάλαιο πραγματεύεται την ενσωμάτωση της βιωσιμότητας (sustainability) στην εταιρική διακυβέρνηση, και ιδίως την υποχρέωση ορισμένων εταιριών να θεσπίζουν Πολιτική Βιώσιμη Ανάπτυξης. Στο πέμπτο κεφάλαιο πραγματοποιείται συνολική αξιολόγηση των νέων διατάξεων του Ν 4706/2020 για την εταιρική διακυβέρνηση, και τέλος, στο έκτο κεφάλαιο παρατίθενται ορισμένα ενδεικτικά υποδείγματα για τη συμμόρφωση των εταιριών με ορισμένες από τις υποχρεώσεις που εισάγει ο νέος νόμος, ήτοι υπόδειγμα Κανονισμού Λειτουργίας της Επιτροπής Ελέγχου, υπόδειγμα Κανονισμού Λειτουργίας της ενιαίας Επιτροπής Υποψηφιοτήτων και Αποδοχών, υπόδειγμα ερωτηματολογίου για την αξιολόγηση της ατομικής καταλληλότητας των μελών ΔΣ, υπόδειγμα ερωτηματολογίου για την αξιολόγηση της συλλογικής καταλληλότητας των μελών ΔΣ και υπόδειγμα Πολιτικής Αναφοράς Δυσλειτουργιών (Whistleblowing Policy).

I. Γενικές Διατάξεις

Ως προς το πεδίο εφαρμογής του, οι σχετικές με το ΣΕΔ διατάξεις του Ν 4706/2020 εφαρμόζονται σε ανώνυμες εταιρίες με μετοχές ή άλλες κινητές αξίες εισηγμένες σε ρυθμιζόμενη αγορά στην Ελλάδα. Διευκρινίζεται ότι οι διατάξεις του Μέρους Α’ για την εταιρική διακυβέρνηση των εν λόγω εταιριών εφαρμόζονται συμπληρωματικά σε σχέση με τις διατάξεις του Ν 4548/2018. Η δε Αιτιολογική Έκθεση αποσαφηνίζει ότι στην περίπτωση που έχουν εισαχθεί σε ρυθμιζόμενη αγορά στην Ελλάδα ομολογίες, οι διατάξεις των άρθρων 1 έως και 24 αναφέρονται στην εκδότρια των εν λόγω κινητών αξιών εταιρία και όχι στον ομολογιούχο δανειστή. Η ως άνω ρύθμιση εξισώνει, ως προς το πεδίο εφαρμογής των άρθρων 1 – 24, τις εταιρίες με εισηγμένους μετοχικούς τίτλους με τις εταιρίες με εισηγμένες ομολογίες.

Επιπρόσθετα, παρά την πρακτική – τόσο σε ενωσιακό όσο και σε εθνικό επίπεδο – να υφίστανται ορισμοί μόνο για τα εκτελεστικά μέλη του ΔΣ και τα μη εκτελεστικά μέλη να ορίζονται εξ αντιδιαστολής (όσα δεν είναι εκτελεστικά), ο νομοθέτης, εν προκειμένω, ορίζει λεπτομερώς και τα μη εκτελεστικά μέλη επιφορτίζοντάς τα επιπρόσθετα με το καθήκον της συστηματικής επίβλεψης και παρακολούθησης της λήψης αποφάσεων από τη Διοίκηση της εταιρίας. Ο εποπτικός ρόλος των μη εκτελεστικών μελών του ΔΣ, τα οποία να είναι σε θέση να αμφισβητήσουν τις αποφάσεις της Διοίκησης, θεωρείται ευρέως ως μέσο προστασίας των συμφερόντων των μετόχων.

Προκειμένου να αποφευχθούν αλληλεπικαλύψεις ή αντίθεση των νέων διατάξεων με υφιστάμενες, οι οποίες ήδη διέπουν το πλαίσιο εταιρικής διακυβέρνησης συγκεκριμένων κατηγοριών ανωνύμων εταιριών που υπάγονται σε διαδικασίες προληπτικής εποπτείας, προβλέπεται επιφύλαξη υπέρ των διατάξεων του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου, που διέπουν την εταιρική διακυβέρνηση ανωνύμων εταιριών εποπτευομένων είτε στο πλαίσιο του Ενιαίου Εποπτικού Μηχανισμού από την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα ή την Τράπεζα της Ελλάδος (όπως, για παράδειγμα, τα συστημικά πιστωτικά ιδρύματα), είτε από την Τράπεζα της Ελλάδος στο πλαίσιο των λοιπών εποπτικών της αρμοδιοτήτων (όπως, για παράδειγμα, οι

ασφαλιστικές επιχειρήσεις), είτε από την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς (όπως, για παράδειγμα, οι ανώνυμες εταιρίες παροχής επενδυτικών υπηρεσιών).

II. Διοικητικό Συμβούλιο και Επιτροπές

Α. Διοικητικό Συμβούλιο

1. Ρόλος και αρμοδιότητες του ΔΣ

Ο Ν 4548/2018 περί ανωνύμων εταιρειών θεσπίζει αναλυτικές προβλέψεις για τον ρόλο και τις αρμοδιότητες του Διοικητικού Συμβουλίου (στη συνέχεια «ΔΣ»), ορίζοντας αυτό ως το όργανο που διοικεί την εταιρία και είναι αρμόδιο να αποφασίζει για κάθε πράξη που αφορά τη διοίκησή της, τη διαχείριση της περιουσίας της και την εν γένει επιδίωξη του σκοπού της (άρ. 77 και 86).

Το άρ. 4 του Ν 4706/2020 συμπληρώνει τις διατάξεις του ανωτέρω νόμου για τις αρμοδιότητες του ΔΣ όσον αφορά, κατά κύριο λόγο, ζητήματα που σχετίζονται με την εταιρική διακυβέρνηση. Ειδικότερα, βάσει των διατάξεων του εν θέματι άρθρου, το ΔΣ είναι αρμόδιο για τα ακόλουθα:

• να ορίζει και να επιβλέπει την υλοποίηση του συστήματος εταιρικής διακυβέρνησης, να παρακολουθεί και να αξιολογεί περιοδικά ανά τρία (3) τουλάχιστον οικονομικά έτη την εφαρμογή και την αποτελεσματικότητά του, προβαίνοντας στις δέουσες ενέργειες για την αντιμετώπιση ελλείψεων,

• να διασφαλίζει την επαρκή και αποτελεσματική λειτουργία του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου (στη συνέχεια «ΣΕΕ») της εταιρίας (βλ. αναλυτικά ενότητα III.B), που αποβλέπει στους ακόλουθους, ιδίως, στόχους:

— στη συνεπή υλοποίηση της επιχειρησιακής στρατηγικής, με την αποτελεσματική χρήση των διαθέσιμων πόρων,

— στην αναγνώριση και διαχείριση των ουσιωδών κινδύνων που συνδέονται με την επιχειρηματική της δραστηριότητα και λειτουργία,

— στην αποτελεσματική λειτουργία της μονάδας εσωτερικού ελέγχου,

— στη διασφάλιση της πληρότητας και της αξιοπιστίας των στοιχείων και πληροφοριών που απαιτούνται για τον ακριβή και έγκαιρο προσδιορισμό της χρηματοοικονομικής κατάστασης της εταιρίας και την κατάρτιση αξιόπιστων οικονομικών καταστάσεων, καθώς και της μη χρηματοοικονομικής κατάστασης αυτής, σύμφωνα με το άρ. 151 του Ν 4548/2018,

— στη συμμόρφωση με το κανονιστικό και νομοθετικό πλαίσιο, καθώς και τους εσωτερικούς κανονισμούς που διέπουν τη λειτουργία της εταιρίας.

• να διασφαλίζει, ότι οι λειτουργίες που συγκροτούν το ΣΕΕ, ήτοι η λειτουργία εσωτερικού ελέγχου, η λειτουργία διαχείρισης κινδύνων και η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης, είναι ανεξάρτητες από τους επιχειρηματικούς τομείς που ελέγχουν, και ότι διαθέτουν τους κατάλληλους οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους, καθώς και τις εξουσίες για την αποτελεσματική λειτουργία τους, σύμφωνα με όσα επιτάσσει ο ρόλος τους. Οι γραμμές αναφοράς και η κατανομή των αρμοδιοτήτων είναι σαφείς, εκτελεστές και δεόντως τεκμηριωμένες,

• να διασφαλίζει, ότι το αναλυτικό βιογραφικό κάθε υποψήφιου μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου επικαιροποιείται αμελλητί και διατηρείται αναρτημένο καθ΄ όλη τη διάρκεια της θητείας εκάστου μέλους.

Βάσει των βέλτιστων πρακτικών εταιρικής διακυβέρνησης, οι αρμοδιότητες του ΔΣ θα πρέπει να καθορίζονται σαφώς στον κανονισμό λειτουργίας του, στον οποίο προσδιορίζονται, επίσης, μεταξύ άλλων, η σύνθεση, ο τρόπος σύγκλησης και η συχνότητα των συνεδριάσεων αυτού, καθώς και η διαδικασία λήψης αποφάσεων. Παράλληλα, τα ανωτέρω θα πρέπει να προσδιορίζονται στο Καταστατικό καθώς και στον Κανονισμό Λειτουργίας της εταιρίας.

Στην αρχή κάθε ημερολογιακού έτους, το ΔΣ είθισται να υιοθετεί ένα ημερολόγιο συνεδριάσεων και ένα δωδεκάμηνο πρόγραμμα δράσης, το οποίο αναθεωρεί ανάλογα με τις εξελίξεις και τις ανάγκες της εταιρίας, προκειμένου να διασφαλίζει τη σωστή, πλήρη και έγκαιρη εκπλήρωση των καθηκόντων του, καθώς και την εξέταση όλων των θεμάτων, επί των οποίων λαμβάνει αποφάσεις.

Τέλος, βάσει των διεθνών βέλτιστων πρακτικών εταιρικής διακυβέρνησης, το ΔΣ θα πρέπει να προβαίνει ετησίως στην αυτό-αξιολόγηση των επιδόσεών αυτού και των Επιτροπών του, καθώς και των μελών, ενδεικτικά με τη χρήση σχετικών ερωτηματολογίων. Η αξιολόγηση αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει αξιολόγηση της

σύνθεσης (π.χ. επάρκεια γνώσεων, δεξιοτήτων και εμπειρίας μελών ΔΣ, επίπεδο πολυμορφίας), της οργάνωσης και της λειτουργίας του ΔΣ συλλογικά (πχ. συχνότητα συνεδριάσεων, ενεργή συμμετοχή στις συνεδριάσεις, ορθή τήρηση πρακτικών), αξιολόγηση της καταλληλότητας και της αποτελεσματικότητας καθενός από τα μέλη του (π.χ. τακτική συμμετοχή στις συνεδριάσεις, ικανότητα άσκησης ανεξάρτητης κρίσης κατά τη λήψη αποφάσεων, διαθέτει υψηλά ηθικά πρότυπα και επαγγελματική συμπεριφορά, επάρκεια γνώσεων, δεξιοτήτων και εμπειρίας) και των Επιτροπών του, καθώς και εξέταση της απόδοσης του ΔΣ με γνώμονα τυχόν προσδιορισμένους στόχους απόδοσης (π.χ. για θέματα που αφορούν το πλαίσιο εταιρικής διακυβέρνησης, τη στρατηγική της εταιρίας, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου, τα λειτουργικά και οικονομικά αποτελέσματα). Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης του ΔΣ θα πρέπει να γνωστοποιούνται και να συζητούνται στο ΔΣ και ακολούθως να λαμβάνονται υπόψη στις εργασίες του σχετικά με τη σύνθεση, το πλάνο της ένταξης νέων μελών, την ανάπτυξη προγραμμάτων κι άλλα συναφή θέματα. Επιπροσθέτως, συνοπτική περιγραφή της εν λόγω διαδικασίας αξιολόγησης του ΔΣ και των Eπιτροπών του, καθώς και περίληψη των τυχόν ευρημάτων και των διορθωτικών ενεργειών, θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην Δήλωση Εταιρικής Διακυβέρνησης (βλ. κατωτέρω ενότητα III.Ε.2). Τουλάχιστον ανά τριετία η αξιολόγηση αυτή διευκολύνεται από εξωτερικό σύμβουλο.

2. Μέλη ΔΣ

i. Γενικά

Βάσει του άρ. 5 παρ. 1 του N 4706/2020, όπως και υπό το προγενέστερο καθεστώς του Ν 3016/2002, τα μέλη του ΔΣ διακρίνονται σε εκτελεστικά, μη εκτελεστικά και ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη.

Το άρ. 5 παρ. 2 προβλέπει ότι η ιδιότητα των μελών του ΔΣ ως εκτελεστικών ή μη εκτελεστικών ορίζεται από το ΔΣ, ενώ τα ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη εκλέγονται από τη Γενική Συνέλευση ή, σε περίπτωση παραίτησης ή θανάτου ή με οποιονδήποτε άλλον τρόπο απώλειας της ιδιότητας ανεξάρτητου μη εκτελεστικού μέλους, που έχει ως συνέπεια ο αριθμός των ανεξαρτήτων μη εκτελεστικών μελών να υπολείπεται του ελάχιστου εκ του νόμου απαιτούμενου αριθμού, ορίζονται από το ΔΣ μέχρι την επόμενη Γενική Συνέλευση σύμφωνα με το άρ. 9 παρ. 4 του Ν 4706/2020.

Τα ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη του ΔΣ δεν θα πρέπει να υπολείπονται του ενός τρίτου (1/3) του συνολικού αριθμού των μελών του και, πάντως, δεν θα πρέπει να είναι λιγότερα από δύο (2). Για συγκεκριμένες κατηγορίες εταιριών, όπως ορισμένα πιστωτικά ιδρύματα, το ελάχιστο αυτό όριο τίθεται στο ένα δεύτερο (1/2) του

συνολικού αριθμού των μελών του ΔΣ. Αν προκύψει κλάσμα, στρογγυλοποιείται στον αμέσως εγγύτερο ακέραιο αριθμό, δυνάμει του άρ. 5 παρ. 2.

Η εταιρία, κατά το άρ. 5 παρ. 4 του Ν 4706/2020, θα πρέπει να υποβάλει στην Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς τα πρακτικά της συνεδρίασης του ΔΣ ή της Γενικής Συνέλευσης σύμφωνα με τα ανωτέρω, που έχει ως θέμα τη συγκρότηση ή τη θητεία των μελών του ΔΣ, εντός είκοσι (20) ημερών από το πέρας αυτής.

ii. Εκτελεστικά μέλη

Βάσει του άρ. 2 περ. 5 του Ν 4706/2020, ως εκτελεστικά μέλη ορίζονται τα μέλη του ΔΣ της εταιρίας, που έχουν εκτελεστικές αρμοδιότητες όσον αφορά τη διαχείριση της εταιρίας, στο πλαίσιο των καθηκόντων που τους ανατίθενται. Ειδικότερα, βάσει του άρ. 6 του Ν 4706/2020, τα εκτελεστικά μέλη του ΔΣ:

α. είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή της στρατηγικής που καθορίζεται από το ΔΣ, και

β. διαβουλεύονται ανά τακτά χρονικά διαστήματα με τα μη εκτελεστικά μέλη του ΔΣ σχετικά με την καταλληλότητα της εφαρμοζόμενης στρατηγικής.

Τα εκτελεστικά μέλη ενημερώνουν εγγράφως το ΔΣ χωρίς υπαίτια καθυστέρηση, είτε από κοινού είτε χωριστά, υποβάλλοντας σχετική έκθεση με τις εκτιμήσεις και τις προτάσεις τους, όταν συντρέχουν καταστάσεις κρίσεων ή κινδύνων, καθώς και όταν επιβάλλεται από τις συνθήκες να ληφθούν μέτρα, τα οποία αναμένεται ευλόγως να επηρεάσουν σημαντικά την εταιρία, όπως όταν πρόκειται να ληφθούν αποφάσεις σχετικά με την εξέλιξη της επιχειρηματικής δραστηριότητας και τους κινδύνους που αναλαμβάνονται, οι οποίες αναμένεται να επηρεάσουν τη χρηματοοικονομική της κατάσταση.

iii. Μη εκτελεστικά μέλη

Βάσει του άρ. 2 περ. 4 του Ν 4706/2020, ως μη εκτελεστικά μέλη ορίζονται τα μέλη του ΔΣ της εταιρίας τα οποία δεν έχουν εκτελεστικές αρμοδιότητες στη διαχείριση της εταιρίας στο πλαίσιο των καθηκόντων που τους ανατίθενται, πέραν των γενικών καθηκόντων που τους επιφυλάσσει η ιδιότητά τους ως μελών του ΔΣ και έχουν επιφορτισθεί με τον ρόλο της συστηματικής επίβλεψης και παρακολούθησης της λήψης αποφάσεων από τη Διοίκηση.

Πιο αναλυτικά, δυνάμει του άρ. 7 του Ν 4706/2020, οι κυριότερες αρμοδιότητες των μη εκτελεστικών μελών, συμπεριλαμβανομένων των ανεξάρτητων μη εκτελεστικών μελών, συνίστανται, μεταξύ άλλων στις ακόλουθες:

• την παρακολούθηση και εξέταση της στρατηγικής της εταιρίας και της υλοποίησής της, καθώς και της επίτευξης των στόχων της,

• τη διασφάλιση της αποτελεσματικής εποπτείας των εκτελεστικών μελών, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης και του ελέγχου των επιδόσεών τους,

[Προς τον σκοπό αυτό, βάσει την διεθνών βέλτιστων πρακτικών, τα μη εκτελεστικά μέλη συνέρχονται περιοδικά χωρίς την παρουσία εκτελεστικών μελών ώστε να συζητήσουν την επίδοση των τελευταίων]

• την εξέταση και τη διατύπωση απόψεων σχετικά με τις προτάσεις που υποβάλλουν τα εκτελεστικά μέλη, βάσει υφιστάμενων πληροφοριών.

iv. Ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη

Βάσει του άρ. 2 περ. 6 του Ν 4706/2020, ως ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη ορίζονται τα μη εκτελεστικά μέλη του ΔΣ της εταιρίας, που κατά τον ορισμό ή την εκλογή τους και κατά τη διάρκεια της θητείας τους πληρούν τα κριτήρια ανεξαρτησίας που προβλέπονται στο άρ. 9. Ειδικότερα, σύμφωνα με τις διατάξεις του ως άρ. 9 παρ. 1, ένα μη εκτελεστικό μέλος του ΔΣ θεωρείται κατ’ αρχήν ανεξάρτητο εφόσον κατά τον ορισμό και κατά τη διάρκεια της θητείας του δεν κατέχει άμεσα ή έμμεσα ποσοστό δικαιωμάτων ψήφου μεγαλύτερο του μηδέν κόμμα πέντε τοις εκατό (0,5%) του μετοχικού κεφαλαίου της εταιρίας και είναι απαλλαγμένο από οικονομικές, επιχειρηματικές, οικογενειακές ή άλλου είδους σχέσεις εξάρτησης, οι οποίες μπορούν να επηρεάσουν τις αποφάσεις του και την ανεξάρτητη και αντικειμενική κρίση του.

Στην παρ. 2 του ίδιο άρθρου, ορίζονται ρητά, κατά τα πρότυπα της Σύστασης της Επιτροπής 2005/162/ΕΚ σχετικά με το ρόλο των μη εκτελεστικών και των εποπτικών διοικητικών στελεχών των εισηγμένων εταιρειών, ορισμένες περιπτώσεις κατά τις οποίες υφίσταται σχέση εξάρτησης και συνεπώς το μη εκτελεστικό μέλος δεν μπορεί να χαρακτηριστεί ως ανεξάρτητο. Οι εν θέματι περιπτώσεις συνοψίζονται ως ακολούθως:

α. Όταν το μέλος λαμβάνει οποιαδήποτε σημαντική αμοιβή ή παροχή από την εταιρία, ή από συνδεδεμένη με αυτήν εταιρία, ή συμμετέχει σε σύστημα δικαιωμάτων προαίρεσης για την αγορά μετοχών ή σε οποιοδήποτε άλλο σύστημα αμοιβής ή παροχών συνδεόμενο με την απόδοση, πλην της αμοιβής για τη συμμετοχή του στο ΔΣ ή σε Επιτροπές του, καθώς και στην είσπραξη πάγιων παροχών στο πλαίσιο συνταξιοδοτικού συστήματος, συμπεριλαμβανόμενων των ετεροχρονισμένων παροχών, για προηγούμενες υπηρεσίες προς την εταιρία.

Τα κριτήρια βάσει των οποίων ορίζεται η έννοια της σημαντικής αμοιβής ή παροχής καθορίζονται στην Πολιτική Αποδοχών της εταιρίας (βλ., σχετικά, κατωτέρω, ενότητα ΙΙΙ.ΣΤ).

β. Όταν το μέλος ή πρόσωπο, που έχει στενούς δεσμούς με το μέλος, διατηρεί ή διατηρούσε επιχειρηματική σχέση κατά τα τελευταία τρία (3) οικονομικά έτη πριν από το διορισμό του με:

• την εταιρία ή

• συνδεδεμένο με την εταιρία πρόσωπο ή

• μέτοχο που κατέχει άμεσα ή έμμεσα ποσοστό συμμετοχής ίσο ή μεγαλύτερο του δέκα τοις εκατό (10%) του μετοχικού κεφαλαίου της εταιρίας κατά τα τελευταία τρία (3) οικονομικά έτη πριν από τον διορισμό του, ή συνδεδεμένης με αυτή εταιρίας, εφόσον η σχέση αυτή επηρεάζει ή μπορεί να επηρεάσει την επιχειρηματική δραστηριότητα είτε της εταιρίας είτε του υπό αξιολόγηση προσώπου ή του προσώπου που έχει στενούς δεσμούς με αυτό.

Τέτοια σχέση υφίσταται ιδίως, όταν το πρόσωπο είναι σημαντικός προμηθευτής αγαθών και υπηρεσιών (περιλαμβανομένων των χρηματοοικονομικών, νομικών και συμβουλευτικών υπηρεσιών) ή σημαντικός πελάτης της εταιρίας.

γ. Όταν το μέλος ή το πρόσωπο που έχει στενούς δεσμούς με το μέλος:

• έχει διατελέσει μέλος του ΔΣ της εταιρίας ή συνδεδεμένης με αυτήν εταιρίας για περισσότερο από εννέα (9) οικονομικά έτη αθροιστικά κατά τον χρόνο εκλογής του. Εν προκειμένω, από τη συνδυαστική εφαρμογή των διατάξεων των άρ. 9 παρ. 1 και 3 και άρ. 2 περ. 6 του Ν 4706/2020 συνάγεται ότι ο προσδιορισμός «κατά το χρόνο της εκλογής» παρέλκει, καθώς βάσει των εν λόγω διατάξεων η σχετική προϋπόθεση θα πρέπει να συντρέχει στο πρόσωπο του μη εκτελεστικού μέλους τόσο κατά την εκλογή του όσο και κατά τη διάρκεια της θητείας του για να θεωρείται ανεξάρτητο, το οποίο επιβεβαιώνεται κι από τις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές. Συνεπώς, σε αυτήν την περίπτωση, σχέση εξάρτησης θα μπορούσε να θεωρηθεί ότι υφίσταται όταν το μέλος έχει διατελέσει μέλος του ΔΣ της εταιρίας ή συνδεδεμένης με αυτήν εταιρίας για περισσότερο από εννέα (9) οικονομικά έτη αθροιστικά. Σε κάθε περίπτωση, η επίτευξη των δικαιοπολιτικών στόχων του νομοθέτη σε σχέση με την ανεξαρτησία των ανεξάρτητων μη εκτελεστικών μελών τίθενται εν αμφιβόλω με την μακρόχρονη θητεία του ανεξάρτητου μέλους ΔΣ στην ίδια ή σε συνδεδεμένη με αυτήν εταιρία.

[Σημειώνεται ότι βάσει βέλτιστων πρακτικών, τα ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη θα πρέπει να απέχουν τουλάχιστον τρία (3) έτη από την εταιρία πριν από την οποιαδήποτε επανεκλογή τους μετά το πέρας των εννέα (9) ετών για μια νέα θητεία ως ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη]

• έχει διατελέσει διευθυντικό στέλεχος ή διατηρούσε σχέση εργασίας ή έργου ή υπηρεσιών ή έμμισθης εντολής με την εταιρία ή με συνδεδεμένη με αυτήν εταιρία κατά το χρονικό διάστημα των τελευταίων τριών (3) οικονομικών ετών πριν από τον ορισμό του,

• έχει συγγένεια μέχρι δεύτερου βαθμού εξ αίματος ή εξ αγχιστείας, ή είναι σύζυγος ή σύντροφος που εξομοιώνεται με σύζυγο, μέλους του ΔΣ ή ανώτατου διευθυντικού στελέχους ή μετόχου, με ποσοστό συμμετοχής ίσο ή ανώτερο από δέκα τοις εκατό (10%) του μετοχικού κεφαλαίου της εταιρίας ή συνδεδεμένης με αυτήν εταιρίας,

• έχει διοριστεί από ορισμένο μέτοχο της εταιρίας, σύμφωνα με το Καταστατικό, όπως προβλέπεται στο άρ. 79 του Ν 4548/2018,

• εκπροσωπεί μετόχους που κατέχουν άμεσα ή έμμεσα ποσοστό ίσο ή ανώτερο από πέντε τοις εκατό (5%) των δικαιωμάτων ψήφου στη Γενική Συνέλευση κατά τη διάρκεια της θητείας του, χωρίς γραπτές οδηγίες,

• έχει διενεργήσει υποχρεωτικό έλεγχο στην εταιρία ή σε συνδεδεμένη με αυτή εταιρία, είτε μέσω επιχείρησης είτε ο ίδιος είτε συγγενής του μέχρι δεύτερου βαθμού εξ αίματος ή εξ αγχιστείας είτε σύζυγος αυτού, κατά τα τελευταία τρία (3) οικονομικά έτη πριν από τον διορισμό του,

• είναι εκτελεστικό μέλος σε άλλη εταιρία, στο ΔΣ της οποίας συμμετέχει εκτελεστικό μέλος της εταιρίας ως μη εκτελεστικό μέλος.

Σημειώνεται ότι οι ως άνω περιπτώσεις στις οποίες σύμφωνα με τις διατάξεις του νέου νόμου θεωρείται ότι υφίσταται σχέση εξάρτησης είναι ενδεικτικές, όπως διευκρινίζεται στην Αιτιολογική Έκθεση αυτού, και συνεπώς ενδέχεται και άλλες περιπτώσεις μη υπαγόμενες σε αυτές να συνιστούν σχέση εξάρτησης που μπορεί να επηρεάσει τις αποφάσεις και την αντικειμενική κρίση του μέλους. Άλλωστε, η περιεκτική απαρίθμηση όλων των απειλών κατά της ανεξαρτησίας των μελών του ΔΣ δεν θα ήταν δυνατή. Η διαπίστωση της ύπαρξης ή μη σχέσεων εξάρτησης θα πρέπει να αξιολογείται και να κρίνεται κατά περίπτωση, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαίτερες συνθήκες της περίστασης.

Το άρ. 9 παρ. 3 του Ν 4706/2020 προβλέπει ότι το ΔΣ είναι υπεύθυνο να διασφαλίζει τον ορθό χαρακτηρισμό ενός μέλους του ως ανεξάρτητου μη εκτελεστικού

βάσει των προμνημονευθέντων κριτηρίων ανεξαρτησίας. Στο πλαίσιο αυτό, το ΔΣ επαναξιολογεί την πλήρωση των εν λόγω κριτηρίων από τα ανεξάρτητα μέλη σε ετήσια τουλάχιστον βάση ανά οικονομικό έτος και πάντως πριν από τη δημοσιοποίηση της ετήσιας οικονομικής έκθεσης, στην οποία και συμπεριλαμβάνεται σχετική διαπίστωση. Σε περίπτωση που κατά την επαναξιολόγηση της πλήρωσης των κριτηρίων ανεξαρτησίας ή οποιαδήποτε άλλη στιγμή διαπιστωθεί ότι τα ως άνω κριτήρια έπαψαν να συντρέχουν στο πρόσωπο ανεξάρτητου μη εκτελεστικού μέλους, το ΔΣ προβαίνει στις δέουσες ενέργειες αντικατάστασής του. Η πλήρωση, εξάλλου, των κριτηρίων ανεξαρτησίας, σε διαρκή βάση, διασφαλίζει ότι το ανεξάρτητο μη εκτελεστικό μέλος μπορεί εισφέρει νέα προοπτική στην αξιολόγηση της στρατηγικής της εταιρίας και στη διαχείριση των αντίθετων απόψεων και διαφωνιών.

Ειδικότερα, σύμφωνα με το άρ. 9 παρ. 4 του Ν 4706/2020, σε περίπτωση παραίτησης ή θανάτου ή με οποιονδήποτε άλλον τρόπο απώλειας της ιδιότητας ανεξάρτητου μη εκτελεστικού μέλους, που έχει ως συνέπεια ο αριθμός των ανεξαρτήτων μη εκτελεστικών μελών να υπολείπεται του ελάχιστου εκ του νόμου απαιτούμενου αριθμού, το ΔΣ ορίζει ως ανεξάρτητο μη εκτελεστικό μέλος μέχρι την επόμενη Γενική Συνέλευση, είτε αναπληρωματικό μέλος, σε περίπτωση που υφίσταται βάσει του άρ. 81 του Ν 4548/2018, είτε υφιστάμενο μη εκτελεστικό μέλος ή νέο μέλος που εκλέγει σε αντικατάσταση, εφόσον πληρούνται τα ανωτέρω κριτήρια ανεξαρτησίας. Όπου με απόφαση του αρμοδίου οργάνου της εταιρίας προβλέπεται αριθμός ανεξαρτήτων μη εκτελεστικών μελών μεγαλύτερος του ελάχιστου εκ του νόμου απαιτούμενου, και, μετά από την αντικατάσταση, ο αριθμός των ανεξάρτητων μη εκτελεστικών μελών του ΔΣ υπολείπεται του προβλεπόμενου ως άνω αριθμού, αναρτάται σχετική ανακοίνωση στην ιστοσελίδα της εταιρίας, η οποία και διατηρείται αναρτημένη μέχρι την αμέσως επόμενη Γενική Συνέλευση.

Με σκοπό την ενίσχυση των εχέγγυων ανεξαρτησίας και αντικειμενικότητας στη λήψη ιδιαιτέρως σημαντικών αποφάσεων του ΔΣ, το άρ. 5 παρ. 3 του νέου νόμου εισάγει πρόβλεψη ώστε στις συνεδριάσεις του που έχουν ως θέμα την κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων της εταιρίας, ή η ημερήσια διάταξη των οποίων περιλαμβάνει θέματα για την έγκριση των οποίων προβλέπεται η λήψη απόφασης από τη Γενική Συνέλευση με αυξημένη απαρτία και πλειοψηφία σύμφωνα με τον Ν 4548/2018, το ΔΣ να βρίσκεται σε απαρτία όταν παρίστανται δύο (2) τουλάχιστον ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη του. Σε περίπτωση αναιτιολόγητης απουσίας ανεξάρτητου μέλους σε δύο (2) τουλάχιστον συνεχόμενες συνεδριάσεις του ΔΣ, προβλέπεται ότι το μέλος αυτό θα λογίζεται ως παραιτηθέν. Η παραίτηση αυτή διαπιστώνεται με απόφαση του ΔΣ, το οποίο προβαίνει στην αντικατάσταση του μέλους σύμφωνα κατά τα ανωτέρω.

Δυνάμει του άρ. 9 παρ. 5, τα ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη υποβάλλουν, από κοινού ή το καθένα χωριστά, αναφορές και εκθέσεις προς την τακτική ή έκτακτη Γενική Συνέλευση της εταιρίας, ανεξάρτητα από τις εκθέσεις που υποβάλλει το ΔΣ. Επισημαίνεται ότι η εν λόγω πρόβλεψη σε σχέση με την υποβολή αναφορών και εκθέσεων από τα ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη προς την τακτική ή έκτακτη Γενική Συνέλευση περιλαμβανόταν και στις διατάξεις του προϊσχύσαντος Ν 3016/2002 για την εταιρική διακυβέρνηση, στις οποίες ωστόσο αποδιδόταν ως δικαίωμα των ανεξάρτητων μη εκτελεστικών μελών, εφόσον τούτο κρινόταν αναγκαίο, κάτι το οποίο παρέπεμπε σε περίπτωση ενδεχόμενης εναντίωσης των ανεξάρτητων μελών έναντι των κατά πλειοψηφία ειλημμένων αποφάσεων του ΔΣ. Κατ’ ακολουθίαν, με την εν λόγω διαφοροποίηση της διάταξης πιθανόν επιδιώκεται η ενημέρωση των μετόχων από τα ανεξάρτητα μέλη όχι μόνο σε περίπτωση εναντίωσης αυτών με τη συλλογική δράση του ΔΣ αλλά και ως ένα πρόσθετο μέτρο διασφάλισης της ποιότητας των παρεχομένων στους μετόχους πληροφοριών.

v. Πρόεδρος ΔΣ

Βάσει του άρ. 8 παρ. 1 του Ν 4706/2020, ο Πρόεδρος του ΔΣ είναι μη εκτελεστικό μέλος. Σε αντίθετη περίπτωση κατά την οποία το ΔΣ διορίσει ως Πρόεδρο ένα εκ των εκτελεστικών μελών του, θα πρέπει να διορίσει υποχρεωτικά Αντιπρόεδρο εκ των μη εκτελεστικών μελών, κατά το άρ. 8 παρ. 2.

Στο πλαίσιο αυτό, αποτελεί βέλτιστη πρακτική ο Πρόεδρος του ΔΣ να μην ασκεί ταυτόχρονα καθήκοντα Διευθύνοντος Συμβούλου ώστε να μην συγκεντρώνεται υπέρμετρη εξουσία αποφάσεων σε ένα πρόσωπο. Στις περιπτώσεις όπου η εταιρία επιλέγει να συνδυάσει τους ρόλους του Προέδρου και του Διευθύνοντος Συμβούλου, η σχετική επιλογή θα πρέπει να συνοδεύεται από δικλίδες ασφαλείας για τον μετριασμό τυχόν δυσμενών επιπτώσεων στο σύστημα ελέγχων, όπως είναι ο ανωτέρω υποχρεωτικός διορισμός αντιπροέδρου εκ των μη εκτελεστικών μελών του ΔΣ.

Ο ρόλος του Προέδρου του ΔΣ περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τις εξής αρμοδιότητες:

• την καθοδήγηση και την προώθηση της αποτελεσματικής λειτουργίας του ΔΣ,

• την εξασφάλιση της αποδοτικής ροής των πληροφοριών, τόσο εντός του ΔΣ, όσο και μεταξύ του ΔΣ και των Επιτροπών του,

• την προαγωγή της διεξαγωγής ανοιχτής συζήτησης με κριτικό πνεύμα και την ενθάρρυνση της διατύπωσης διαφορετικών απόψεων κατά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων,

• τον καθορισμό των θεμάτων ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων του ΔΣ, καθώς τη διασφάλιση της έγκαιρη παραλαβής από τα μέλη των σχετικών εγγράφων και πληροφοριών πριν από τη συνεδρίαση για τη λήψη ορθών και εμπεριστατωμένων αποφάσεων,

• τη συμβολή στη σαφή κατανομή των καθηκόντων μεταξύ των μελών του ΔΣ,

• προΐσταται στην αξιολόγηση της καταλληλότητας του ΔΣ από κοινού με την Επιτροπή Υποψηφιοτήτων,

• την παρακολούθηση του σχεδιασμού και της εφαρμογής της εισαγωγικής ενημέρωσης και της συνεχούς επιμόρφωσης των μελών του ΔΣ,

• την τακτική επικοινωνία και την αλληλεπίδραση με τους μετόχους της εταιρίας.

Σημειώνεται ότι ο Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης του Ηνωμένου Βασιλείου ορίζει ως βέλτιστη πρακτική ο Πρόεδρος να αποτελεί ανεξάρτητο μη εκτελεστικό μέλη του ΔΣ. Στην περίπτωση τούτη, ο ανεξάρτητος Πρόεδρος δεν υπολογίζεται για τους σκοπούς της απαιτούμενης αναλογίας των ανεξάρτητων μελών επί του συνολικού αριθμού των μελών του ΔΣ. Σε διαφορετική περίπτωση, όπου ο Πρόεδρος επιλέγεται από τα μη εκτελεστικά μέλη, αλλά όχι από τα ανεξάρτητα, θα πρέπει να οριστεί ένα από τα ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη, είτε ως αντιπρόεδρος είτε ως ανώτατο ανεξάρτητο μέλος (Senior Independent Director). Σε κάθε περίπτωση ορίζεται μόνο ένας τέτοιος ρόλος, ο οποίος έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

• να υποστηρίζει τον Πρόεδρο,

• να δρα ως σύνδεσμος μεταξύ του Προέδρου και των μελών του ΔΣ,

• να συντονίζει τα ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη, και τέλος,

• να ηγείται της αξιολόγησης του Προέδρου, καθώς και της διαδικασίας διαδοχής αυτού από κοινού με την Επιτροπή Υποψηφιοτήτων.

H θητεία του Προέδρου, κατά τις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές, συστήνεται να είναι η ίδια με αυτή των λοιπών μη εκτελεστικών μελών και να μην ξεπερνά αυτή των εννέα (9) ετών. Η θητεία του Προέδρου θα πρέπει να αρχίσει να υπολογίζεται από τον πρώτο διορισμό αυτού ως μέλους του ΔΣ, ανεξαρτήτως εάν τότε είχε την ιδιότητα του Προέδρου.

vi. Εταιρικός Γραμματέας ΔΣ

Βάσει των διεθνών βέλτιστων πρακτικών, το ΔΣ υποστηρίζεται από ικανό, εξειδικευμένο και έμπειρο εταιρικό γραμματέα, ο οποίος είναι υπεύθυνος, μεταξύ άλλων, για τα ακόλουθα:

• τη διασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας του ΔΣ σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο και τους εσωτερικούς κανονισμούς της εταιρίας,

• τη διασφάλιση της ορθής επικοινωνίας και ροής πληροφοριών μεταξύ των μελών του ΔΣ, καθώς και μεταξύ του ΔΣ και των ανώτατων διευθυντικών στελεχών,

• την παροχή συμβουλών προς το ΔΣ για όλα τα θέματα που σχετίζονται με την εταιρική διακυβέρνηση,

• την υποστήριξη του Προέδρου του ΔΣ, για παράδειγμα στην προετοιμασία των συνεδριάσεων του ΔΣ (π.χ. προετοιμασία ημερήσιας διάταξης και σχετικού υποστηρικτικού υλικού), τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών της εταιρίας για την αξιολόγηση της καταλληλότητας του ΔΣ κ.α.,

• την τήρηση των πρακτικών των συνεδριάσεων του ΔΣ και των Επιτροπών του,

• τη διευκόλυνση της εισαγωγικής ενημέρωσης και της συνεχούς επιμόρφωσης των μελών του ΔΣ, και

• την οργάνωση της Γενικής Συνέλευσης, καθώς και τη διευκόλυνση της εν γένει επικοινωνίας των μετοχών με το ΔΣ.

Ανάλογα με το μέγεθος, τη φύση και πολυπλοκότητα των δραστηριοτήτων της εταιρίας, ο εταιρικός γραμματέας μπορεί να υποστηρίζεται από εξειδικευμένη Μονάδα Εταιρικής Διακυβέρνησης, κατάλληλα στελεχωμένη με σκοπό τη διασφάλιση τόσο της αποτελεσματικής λειτουργίας του ΔΣ όσο και της εν γένει εταιρικής διακυβέρνησης της εταιρίας.

Β. Επιτροπές ΔΣ

1. Γενικά

Ανάλογα µε το μέγεθος και την πολυπλοκότητα των εργασιών της εταιρίας, το ΔΣ μπορεί να αναθέσει μέρος των αρμοδιοτήτων του για την υποβοήθηση του έργου του σε Επιτροπές με σαφώς προσδιορισμένο ρόλο, σύνθεση και διαδικασίες λειτουργίας. Η σύσταση των σχετικών Επιτροπών κατ’ αρχήν δεν αποσκοπεί στην αφαίρεση των εξεταζόμενων ζητημάτων από την αρμοδιότητα του ίδιου του ΔΣ, το οποίο εξακολουθεί να έχει την πλήρη ευθύνη για τις αποφάσεις που λαμβάνονται στο πεδίο των αρμοδιοτήτων του. Οι εν λόγω Επιτροπές ως ρόλο έχουν τη διατύπωση προτάσεων προς το ΔΣ όσον αφορά τα εξεταζόμενα ζητήματα με σκοπό τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας των εργασιών αυτού μέσω της εξασφάλισης επαρκώς μελετημένων και εμπεριστατωμένων αποφάσεων. Ωστόσο, το ΔΣ δύναται κατά περίπτωση να αναθέτει στις Επιτροπές του την άσκηση συγκεκριμένων εξουσιών του, εφόσον αυτό επιτρέπεται από το Καταστατικό της εταιρίας βάσει του άρ. 87 του Ν 4548/2018.

Βάσει του άρ. 10 παρ. 1 του Ν 4706/2020, οι εισηγμένες εταιρίες θα πρέπει να διαθέτουν υποχρεωτικά τρεις (3) Επιτροπές για την υποβοήθηση του έργου του ΔΣ, ήτοι την Επιτροπή Ελέγχου (βλ. και κατωτέρω, ενότητα ΙΙ.Β.2), την Επιτροπή Αποδοχών (βλ. κατωτέρω ενότητα ΙΙ.Β.3) και την Επιτροπή Υποψηφιοτήτων (βλ. σχετικά, κατωτέρω, ενότητα ΙΙ.Β.4). Οι αρμοδιότητες των δύο τελευταίων είναι δυνατό να ανατεθούν σε μία ενιαία Eπιτροπή, δυνάμει του άρ. 10 παρ. 2. Για καθεμία από τις ανωτέρω Επιτροπές η εταιρία καταρτίζει και αναρτά στο διαδικτυακό της τόπο κανονισμός λειτουργίας, ο οποίος περιγράφει, μεταξύ άλλων,

• τον σκοπό της Επιτροπής,

• τις ευθύνες και της αρμοδιότητές της,

• τη σύνθεση αυτής, καθώς και τη διαδικασία διορισμού, τα κριτήρια καταλληλότητας και τη θητεία των μελών της,

• τη συχνότητα και τη διαδικασία σύγκλησης των συνεδριάσεων, καθώς και τη διαδικασία λήψης αποφάσεων αυτής,

• την πολιτική εκπαίδευσης των μελών της, και

• την αξιολόγηση της απόδοσής της.

[Σχετικά με του κανονισμούς λειτουργίας των κατά νόμο προβλεπόμενων Επιτροπών βλ. κατωτέρω Υπόδειγμα VI.Α]

Πέραν των ως άνω υποχρεωτικών Επιτροπών, οι εταιρίες, ανάλογα με το μέγεθος και τις ανάγκες τους, είναι δυνατό να προβούν προαιρετικά στη σύσταση

πρόσθετων επιτροπών για την υποβοήθηση του έργου τόσο του ΔΣ, όσο και της Διοίκησης (π.χ. Εκτελεστικής Επιτροπής). Ενδεικτικά, ευρέως διαδεδομένες επιτροπές σε επίπεδο Διοικητικού Συμβουλίου είναι οι ακόλουθες:

• Επιτροπή Διαχείρισης Κινδύνων (βλ. σχετικά, κατωτέρω, ενότητα ΙΙΙ.Β.5.vi) για την υποστήριξη του ΔΣ στον καθορισμό και την παρακολούθηση της στρατηγικής ανάληψης κινδύνων, καθώς και των αρχών που διέπουν τη διαχείριση των κινδύνων ιδίως ως προς την αναγνώριση, την πρόβλεψη, τη μέτρηση, την παρακολούθηση, τον έλεγχο και την αντιμετώπισή αυτών.

• Επιτροπή Κανονιστικής Συμμόρφωσης, Ηθικής και Δεοντολογίας για την υποστήριξη του ΔΣ στην παρακολούθηση της συμμόρφωσης της εταιρίας με το κανονιστικό και νομοθετικό πλαίσιο και τους εσωτερικούς κανονισμούς αυτής [π.χ. Κώδικας Δεοντολογίας (εταιρικής συμπεριφοράς)].

Με τη σύσταση των ως άνω πρόσθετων Επιτροπών του ΔΣ διευκολύνεται, μεταξύ άλλων, η διαδικασία αναφοράς των καθορισμένων πλέον λειτουργιών της διαχείρισης κίνδυνων και της κανονιστικής συμμόρφωσης προς το ΔΣ, καθώς καθίσταται σαφές «μέσω ποιας οδού» θα διενεργούνται οι σχετικές αναφορές.

Για την εκπλήρωση του σκοπού τους, όπως προσδιορίζεται στον ως άνω κανονισμό λειτουργίας τους, οι Επιτροπές μπορούν να χρησιμοποιούν οποιουσδήποτε πόρους κρίνουν πρόσφορους, συμπεριλαμβανομένων υπηρεσιών από εξωτερικούς συμβούλους (άρ. 10 παρ. 5 Ν 4706/2020). Υπό το πρίσμα αυτό, οι Επιτροπές θα πρέπει επίσης να εξασφαλίζουν την απρόσκοπτη πρόσβασή τους σε όλα τα απαραίτητα στοιχεία και πληροφορίες για την εκπλήρωση του έργου τους, ιδίως μέσω των αρμόδιων στελεχών ή τμημάτων της εταιρίας (π.χ. μονάδες/υπηρεσίες νομικών υπηρεσιών, οικονομικών, κανονιστικής συμμόρφωσης, εσωτερικού ελέγχου, διαχείρισης κινδύνων, πληροφορικής, ανθρώπινων πόρων κ.α.) και, όπου αυτό κρίνεται αναγκαίο, τη συμμετοχή των ανωτέρω στελεχών στις συνεδριάσεις των Επιτροπών.